مركز المساعدة
كل شاشة في ديوان مشروحة: ما هي، ومتى تستعملها، وكيف تعمل بها خطوة بخطوة.
البداية
أهلاً بك في ديوانما هو ديوان، كيف تتنقل فيه، وأين تجد كل شيء.الخطوات الأولى: تجهيز منشأتكقائمة الإعداد الأول خطوة بخطوة، من بيانات المنشأة حتى الأرصدة الافتتاحية.التطبيقاتشغّل التطبيقات التي تستعملها وأطفئ الباقي، دون أن تضيع أي بيانات.الإعداداتكيف تغيّر سلوك النظام: البحث في الإعدادات، الشركة أو الفرع، التراجع، والشاشات الأخرى تحت الإعدادات.
إعداد المنشأة
المنشأة والهوية التجاريةاسم المنشأة وعنوانها ورقمها الضريبي ونشاطها، والشعار واللون والخط على الشاشات والمطبوعات.الفروع والمواقع والصناديقأضف فرعاً، ومواقع التخزين فيه (محل، مستودع، تالف…)، وصناديق البيع.المستخدمون والأدوار والصلاحياتادعُ موظفيك، أعطِ كلاً منهم دوراً وفروعاً، وعدّل صلاحيات الأدوار.الموافقاتما ينتظر قرار المدير من الكاشير والموظفين، وكيف توافق أو ترفض بملاحظة، ورمز المدير مقابل الطلب، ومتى يسقط الطلب.
البيع
البيع على الكاونتر (نقطة البيع) والشفتاتافتح شفتاً، بِع وادفع، علّق فاتورة، أرجع أو ألغِ، واصرف من الدرج، ثم أغلق الشفت بعدّ النقد.الزبائن والذممأضف زبوناً بحد ائتمانه وشرط دفعه، رصيده الافتتاحي، كشف حسابه، أعمار الذمم، والتذكير بالمتأخر.فواتير المبيعات والدفعاتفاتورة على الحساب من المكتب، المسودة والفاتورة المبدئية، شروط الدفع، تسجيل دفعة، الإشعار الدائن والمدين، والإرسال بالواتساب.عروض الأسعار وطلبات البيعاعمل عرض سعر لزبون أو زبون محتمل، حوّله إلى طلب بيع، وفوتره دفعة واحدة أو على أجزاء.عقود الخدمة والفوترة الدوريةعقد صيانة أو اشتراك أو إيجار يُفوتَر على حساب الزبون كل فترة مرة واحدة، مع فوترة كل المستحق دفعة واحدة، والإيقاف والاستئناف والتجديد والإنهاء.
الشراء
الأصناف والمخزون
الأصناف والمجموعات والوحداتأضف صنفاً برمزه ووحدته ووزنه وباركوده، رتّبه في شجرة المجموعات، اربط عبوات المادة الواحدة، واستورد الأصناف من الإكسل.الأسعار وقوائمهاكل سعر يسكن في قائمة: القائمة الأساسية وقوائم الفروع ومجموعات الزبائن وزبون بعينه، مع التسعير من الكلفة أو من الشوال، والتغيير الجماعي، والجدولة، ومراجعة الأسعار بعد الشراء.المخزون والتحويلاتالرصيد في كل موقع، كرت الصنف، الرصيد الافتتاحي، التسويات والتالف، الجرد، فتح الشوال، والتحويل بين المواقع والفروع.الأماناتحبوب ومواد يودعها الزبائن عندك، إيداع وسحب بسند مطبوع، رصيد كل زبون بالكيلو، السحب فوق الرصيد، الأمانة في الخلطة وأجورها، وتقرير الأمانات.
المال والمحاسبة
الصندوق والبنوك والمصاريفأضف بنكاً أو خزنة أو عهدة موظف برصيدها الافتتاحي، حوّل بينها، تابع الشيكات، سجّل المصاريف، واربط كل طريقة دفع بالبنك الذي تصله.دليل الحسابات والقيودصفحة المحاسبة الرئيسية، دليل الحسابات، الحسابات الافتراضية، القيود اليدوية وعكسها، إغلاق الأشهر، وإعدادات المحاسبة.الأرصدة الافتتاحيةما كان في كل حساب قبل ديوان (المعدات والقروض ورأس المال وغيرها) يُكتب في جدول واحد لكل فرع ويُرحَّل قيداً واحداً.ضريبة المبيعاتالتسجيل في ضريبة المبيعات، قائمة الضرائب وبنود الإقرار، ضريبة كل صنف وكل زبون، وإقفال إقرار ضريبة المبيعات العامة.التقارير والقوائم الماليةتقارير المبيعات واليوم والتحليلات والمخزون والمشتريات والأمانات والرقابة، وميزان المراجعة وكشف الحساب وقائمة الدخل والميزانية.
التصنيع والخدمات والزراعة
التصنيع والخلطاتخلطات بمكوّناتها، وسندات تصنيع تُخرج المكوّنات وتُدخل المنتج بكلفتها، وخلطات الزبائن وأنواع الحيوانات، والخلطة على كاونتر نقطة البيع.الفرز والتعبئةمنتج يدخل ودرجات وعبوات تخرج في مستند واحد، تتوزع فيه كلفة المدخلات على المخرجات، ويظهر الفاقد ونسبة كل درجة.الزراعةالمزارع وأحواضها، والموسم وعاءً لكلفته، وصرف المواد والمصاريف له، والحصاد بكلفة الموسم، وتوزيع مصاريف المزرعة العامة، وإغلاق الموسم، وكلفة الكيلو وإنتاج الدونم.أوامر العمل وكلفة كل عملافتح أمر عمل لزبون، اصرف له القطع وسجّل الساعات والمصاريف، ثم فوتره دفعة واحدة أو على دفعات، واعرف كلفته وربحه.المواعيد وزيارات الفنيينتقويم الزيارات باليوم أو بالأسبوع أو كقائمة، تحجز فيه موعداً بيدك أو تجدول زيارات العقود، وتفتح من الزيارة أمر عمل.