عقود الخدمة والفوترة الدورية

عقد الخدمة لزبون يدفع الشيء نفسه كل شهر أو ربع سنة أو نصف سنة أو سنة: صيانة، اشتراك، إيجار، أو توريد شهري بسعر متفق عليه. كل فترة تصبح فاتورة واحدة على حساب الزبون، مرة واحدة فقط. عقود الخدمة جزء من تطبيق المبيعات والفواتير، وفيها تبويبان: العقود والمستحقة للفوترة.

عقد جديد

1. من عقود الخدمة اضغط عقد جديد.
2. اختر الزبون: زبون له حساب، فالفواتير تذهب على حسابه. والفرع إن كان لديك أكثر من فرع: فيه تُسجَّل فواتير العقد.
3. وصف العقد (مثال: صيانة سنوية لثلاثة مولدات).
4. الفترة: شهري، ربع سنوي، نصف سنوي، أو سنوي.
5. الفوترة: يُفوتر مقدماً (في أول يوم من الفترة) أو يُفوتر مؤخراً (في اليوم التالي لنهايتها)، أو حسب الإعدادات.
6. البداية والنهاية (اختيارية؛ الفترة الأخيرة تُقطع عندها). كل فترة تبدأ في اليوم نفسه من الشهر؛ عقد يبدأ يوم 31 تبدأ فترته يوم 30 في الشهر القصير، و28 أو 29 في شباط.
7. أضف الأسطر من أضف خدمة أو صنفاً…: الكمية لكل فترة، السعر المتفق عليه، والخصم. السطر بلا سعر متفق عليه يُفوتَر بسعر قائمة الزبون يوم الفاتورة. تحت الأسطر تظهر قيمة الفترة.
8. الزيارات (حين يكون تطبيق الخدمات مشغّلاً): زيارات لكل فترة (0 = بلا زيارات)، والموظف، والساعة، والمدة، والمكان. ← المواعيد
9. ملاحظات والشروط إن أردت، ثم حفظ. يُحفظ العقد مسودة برقمه.

القائمة تُصفّى بالحالة (تفتح على ساري؛ ثم مسودة، موقوف، منتهٍ، الكل)، والبحث برقم العقد أو الزبون أو الوصف. «الفاتورة القادمة» تظهر بلون التنبيه حين يحين موعدها.

الحالات والأزرار

ويظهر زر فوترة المستحق الآن حين تحين فترة، وجدولة الزيارات للعقد الساري الذي له زيارات.

• تفعيل: تبدأ الفوترة، وتستحق أول فترة في يومها. السعر المتفق عليه المختلف عن القائمة أو الخصم قرار سعر يُتخذ مرة واحدة: من يفعّل العقد (أو يعدّل عقداً سارياً) يحتاج «البيع · تعديل السعر يدوياً» للسعر، والخصم ضمن حدّ خصمه. من يفوتر بعدها لا يُسأل عن ذلك ثانية.
• تعديل العقد الساري أو الموقوف: الأسطر والأسعار والخصومات والنهاية والملاحظات والزيارات. الفواتير القادمة تستعملها، والصادرة لا تتغير. بعد أول فاتورة لا يتغير الزبون ولا الفرع ولا البداية ولا الفترة ولا طريقة الفوترة.
• إيقاف مؤقت ثم استئناف: الفترات التي حان موعدها أثناء الإيقاف يقرر مصيرها إعداد «فترات إيقاف العقد»: تُتجاوز (الافتراضي، لا يدفع عنها الزبون شيئاً) أو تُفوتر.
• إنهاء العقد: اختر يوم النهاية (اليوم افتراضياً). بعده لا تبدأ فترة، والفترة التي يقع فيها تُقطع عنده، وما بقي حتى ذلك اليوم يُفوتَر كالمعتاد.
• تجديد: اختر نهاية جديدة بعد الحالية، أو اتركها فارغة ليصبح العقد مفتوحاً. العقد المنتهي يعود ساري وتستمر الفوترة من الفترة التالية.

الفترة الناقصة (عند النهاية) يفوترها إعداد «الفترة الأخيرة الناقصة»: بنسبة الأيام (الافتراضي) أو كاملة.

فوترة المستحق

1. افتح المستحقة للفوترة. المستحق حتى هو اليوم افتراضياً، ولا تُفوتَر فترات مستقبلية.
2. تظهر العقود التي حانت لها فترة أو أكثر (ومنها عقد منتهٍ بقيت له فترة أخيرة): الفترات المستحقة وقيمة الفترة. كلها مُعلَّمة؛ أزل العلامة عمّا لا تريده.
3. اضغط فوترة N عقد (نحو المبلغ).
4. تظهر النتيجة: «أُصدرت N فاتورة بمجموع …»، وتحتها كل عقد لم يُفوتَر مع السبب (تجاوز حد ائتمان الزبون، سعر أقل من الكلفة، كمية لا تكفي…). الباقي يُفوتَر كالمعتاد.

ولعقد واحد: زر فوترة المستحق الآن في صفحته.

كل فاتورة: فاتورة مبيعات على حساب الزبون في فرع العقد، بتاريخ يوم إصدارها، أسطرها بالأسعار المتفق عليها (أو القوائم)، وفي ملاحظتها رقم العقد والفترة. تظهر في صفحة العقد تحت الفترات المفوترة مع رابطها، وعليها «بنسبة الأيام» إن كانت فترة ناقصة. مجموع ما فُوتر لا يحسب الفواتير الملغاة.

ماذا يحدث في الخلفية

• الفاتورة فاتورة مبيعات عادية: يُرحَّل قيدها فوراً على حساب الزبون، وتخرج البضاعة (غير الخدمات) من المخزون، ويُطبَّق حد الائتمان وسياسة البيع تحت الكلفة. ← فواتير المبيعات
• كل فترة تُفوتَر مرة واحدة: ضغطتان أو إعادة المحاولة أو موظفان معاً لا يُصدرون فاتورتين للفترة نفسها. حتى 24 فترة لعقد واحد في المرة.
• بعد الفوترة ينتقل العقد إلى الفترة التالية، وحين لا تبقى فترة قبل النهاية ينتهي وحده.
• تحتاج طريقة دفع من نوع «على الحساب» مفعّلة في فرع العقد. ← طرق الدفع

الإعدادات والصلاحيات

في الإعدادات › الذمم: «فوترة عقود الخدمة» (مقدماً)، «الفترة الأخيرة الناقصة» (بنسبة الأيام)، «فترات إيقاف العقد» (تُتجاوز).